Współpraca z dostawcami

„Grupa PZU to nie tylko pracownicy, ale także zewnętrzni partnerzy, m.in. dostawcy czy podwykonawcy. Chcemy mieć absolutną pewność, że także oni postępują etycznie i uczciwie, z poszanowaniem wszelkich praw pracowniczych. Jako największy ubezpieczyciel w tej części Europy, czujemy się więc zobowiązani do weryfikacji wszystkich dostawców, z którymi współpracujemy.”

Bartłomiej Zarzecki, Dyrektor Zarządzający ds. Zakupów, Grupa PZU 

[GRI 102-9]

Grupa PZU prowadzi działalność biznesową z poszanowaniem wszelkich przepisów prawa, także praw człowieka oraz zasad bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia. Z tego względu chce mieć również wpływ na kształtowanie postaw swoich dostawców w tym zakresie.

Grupa PZU chce budować długofalowe relacje z dostawcami oparte na wzajemnym zaufaniu, szacunku i profesjonalizmie. W szczególności lepiej oceniani są dostawcy, którzy stosują sprawdzone praktyki rynkowe i reprezentują najwyższy poziom etyki zawodowej.

Firma ma świadomość, że w sposób istotny wpływa na rynek zamówień i bierze odpowiedzialność za kształtowanie najwyższych standardów biznesowych w swoim otoczeniu. Kierując się dbałością o jakość relacji biznesowych, promocję dobrych praktyk rynkowych oraz wywieranie pozytywnego wpływu na społeczeństwo i środowisko naturalne, opracowano „Kodeks Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU”. To zbiór zasad zarówno dla Grupy PZU, jak i dla wszystkich jej dostawców. Prowadzenie działalności zgodnie z tym „Kodeksem” oraz promowanie jego wartości, jest istotnym kryterium oceny potencjalnych dostawców.

Grupa PZU chce promować ideę odpowiedzialności społecznej w relacjach ze swoimi dostawcami, współpracując z tymi kontrahentami, którzy przestrzegają praw człowieka i działają zgodnie z regulacjami prawnymi, zwłaszcza w zakresie przeciwdziałania korupcji. Dostawcy współpracujący z podmiotami Grupy PZU powinni zapewniać bezpieczne i godne warunki pracy swoim pracownikom oraz stosować najwyższe standardy etyczne i dbać o środowisko naturalne.

Audyty dostawców

Zespół Audytu Dostawców zajmuje się przeprowadzaniem audytów biznesowych, zarówno tych dostawców, którzy mają zawartą umowę z PZU lub z PZU Życie, jak i będących potencjalnymi kontrahentami Grupy PZU. Audyty dostawców realizowane są zgodnie z określonymi priorytetami i kryteriami.

Rodzaje audytu dostawców:

• okresowe – mają na celu cykliczne sprawdzanie dostawców, z którymi współpracuje PZU. Przeprowadzane są według wcześniej ustalonego planu;
• doraźne – wykonywane są na zlecenie, np. w sytuacji, gdy określony dostawca wymaga pilnego sprawdzenia ze względu na problemy we współpracy lub w ramach sprawdzenia nowego dostawcy.

Audyt dostawcy może być zrealizowany w zakresie podstawowym. Obejmuje wtedy diagnozę dostawcy przy wykorzystaniu informacji z wewnątrz organizacji, zdalne przeprowadzenie audytu przy użyciu skróconego formularza audytowego wypełnionego przez dostawcę i zamknięcie całego procesu poprzez sporządzenie raportu końcowego i ewentualnej listy zaleceń. Rozszerzona wersja audytu obejmuje audyt na miejscu u dostawcy. Wykorzystuje się w nim więc pełny formularz audytowy wypełniony na miejscu bądź bezpośrednio po wizycie. W audycie rozszerzonym może uczestniczyć także przedstawiciel jednostki merytorycznej.

Ryzyko korupcji

Każdy potencjalny dostawca podlega ocenie ryzyka korupcji na podstawie wypełnionego kwestionariusza oceny ryzyka. Ponadto zgodnie z obowiązującym w spółce „Programem antykorupcyjnym” każda umowa o współpracy spółki z partnerem biznesowym powinna zawierać klauzule antykorupcyjne. Jedna z klauzul stanowi potwierdzenie akceptacji przez dostawcę standardów antykorupcyjnych obowiązujących w PZU. Zgodnie z wewnętrznymi procedurami podmioty współpracujące z PZU i PZU Życie są informowane o obowiązującym w spółce „Programie antykorupcyjnym”.

Nowy Model Zakupów

PZU aktywnie poszukuje obszarów z potencjałem do zwiększenia efektywności operacyjnej i rentowności. Zmiany w zakupach zaczęły się od stworzenia projektu Nowego Modelu Zakupów. W jego ramach PZU uruchomiło platformę zakupową, która jest dostępna dla dostawców pod adresem zakupygrupy.pzu.pl. To podstawowe narzędzie do komunikacji zarówno z dotychczasowymi, jak i przyszłymi dostawcami w trakcie procesu zakupowego.

Projekt jest aktualnie w fazie realizacji w PZU, PZU Życie i PZU Centrum Operacji. Zakończenie planowane jest na koniec maja 2022 roku. W 2020 roku uruchomiono produkcyjnie pierwszy moduł platformy zakupowej – rejestrację i weryfikację dostawców. Służy więc do tworzenia i rozwoju bazy dostawców Grupy PZU. W kolejnych etapach uruchomione zostaną moduły obiegu zapotrzebowań i zamówień, elektronicznych postępowań zakupowych i umów oraz moduł oceny i audytu dostawców.

Projekt koncentruje się na:

• opracowaniu, a następnie wdrożeniu modelu docelowego funkcjonowania obszaru zakupów w Grupie PZU;
• wdrożeniu dźwigni oszczędnościowych dotyczących zarządzania popytem wewnętrznym, planowaniem zakupów, zarządzaniem dostawcami;
• opracowaniu koncepcji i wdrożeniu systemu IT do wsparcia procesu zakupowego – od planowania, przez zapotrzebowanie, organizację zapytań ofertowych, ocenę ofert, aż po wybór dostawcy, generowanie umowy i wysyłanie zamówień;
• przygotowaniu i wdrożeniu aktów wewnętrznych obejmujących obszar zakupów dostosowanych do nowego modelu zakupów oraz systemu. (Procedura zarządzania Dostawcami w obszarze rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji Dostawców).

Kluczowe korzyści wdrożenia Nowego Modelu Zakupowego oraz Platformy Zakupowej:

• wdrożenie najlepszych praktyk prowadzenia procesów zakupowych w poszczególnych kategoriach;
• całościowa kontrola aktualnego statusu uruchomionego procesu zakupowego na każdym etapie jego trwania;
• archiwizacja informacji w systemowym rejestrze zdarzeń;
• skrócenie czasu przepływu informacji, akceptacji;
• zwiększenie kontroli nad bezpieczeństwem informacji;
• efektywne planowanie zakupów oraz kompleksowe zarządzanie bazą dostawców;
• zredukowanie obiegu papierowego większości dokumentów dotyczących procesu zakupowego;
• agregacja danych zakupowych, która pozwoli na wygenerowanie synergii kosztowej, wynikającej ze wspólnych zakupów w ramach Grupy PZU.

Docelowo planuje się, by z tego modelu korzystały spółki z Grupy.

Dokumentacja związana z procesem wyboru dostawcy, w tym: zapotrzebowanie, zaproszenie do postępowania przetargowego i inne dokumenty przetargowe, złożone oferty, dokumenty związane z podejmowaniem decyzji przez komisję przetargową lub zespół negocjacyjny i protokół wyboru dostawcy jest przechowywana przez Biuro Zakupów albo jednostkę spółki samodzielnie dokonującą wyboru co najmniej przez cały okres współpracy z wybranym dostawcą, a następnie jest archiwizowana na zasadach obowiązujących w spółce.

Biuro Zakupów ma prawo do weryfikacji zgłoszonego zapotrzebowania pod kątem celowości zakupu oraz opisu przedmiotu zakupu.

W 2020 roku Biuro Zakupów zakończyło 283 postępowania zakupowe (przetarg, negocjacje, zamówienie z wolnej ręki, RFI) w PZU oraz PZU Życie. W 2020 roku zawarto tam 5787 umów z dostawcami w PZU i PZU Życie.

W Alior Banku funkcjonuje Polityka Zakupowa, której celem jest określanie głównych zasad i wytycznych dla procesu wyboru dostawców w ramach zakupów realizowanych na potrzeby Alior Banku i spółek zależnych od Alior Banku. W celu dbania o bezpieczeństwo i poufność informacji do załączników koniecznych do wypełnienia przez kontrahentów należą m.in. „Umowa o zachowaniu poufności” oraz „Oświadczenie o braku powiązań”. W styczniu 2020 roku Departament Zakupów w porozumieniu z HR wprowadził uzupełnienie „Oświadczenia Dostawcy Etyka Biznesu” w punkcie dotyczącym dyskryminacji w związku z planowaną nowelizacją polityki antymobbingowej Alior Banku. Uzupełnienie dotyczyło zakazu dyskryminacji z jakichkolwiek powodów i dotychczas wymieniane powody zostały uzupełnione o: niepełnosprawność, pochodzenie etniczne, orientację seksualną, przynależność związkową.

Już od 2010 roku przy przeprowadzanych przez Bank Pekao przetargach o wartości powyżej 1 mln zł netto obowiązuje wymóg wypełniania przez dostawców „Formularza Odpowiedzialności Społecznej i Środowiskowej (CSR)”, w którym zawarte są m. in. informacje na temat zarządzania z uwzględnieniem ochrony środowiska. W tym przypadku nadrzędnym celem jest podnoszenie świadomości dostawców towarów i usług w kwestiach związanych z ochroną środowiska i prawami człowieka oraz wzmacnianie reputacji banku z tytułu współpracy z określonymi dostawcami i kontrahentami.