System zgłaszania nieprawidłowości

[GRI 102-17]

We wszystkich spółkach Grupy, polskich i zagranicznych, obowiązują odrębne procedury zgłaszania nieprawidłowości. Pracownicy są informowani o obowiązujących normach postępowania m.in. na szkoleniach onboardingowych dla nowo zatrudnionych, w ramach e-learningu oraz podczas szkoleń stacjonarnych i w formule online. W 2020 roku na wewnętrznej platformie edukacyjnej PZU i PZU Życie wdrożono nowe szkolenie e-learningowe z zakresu compliance obowiązkowe dla wszystkich pracowników.

W spółkach PZU i PZU Życie funkcjonuje System Zgłaszania Nieprawidłowości (Whistleblowing System), który umożliwia pracownikom i podmiotom współpracującym z PZU zgłaszanie nieprawidłowości o charakterze etycznym. Informacje mogą być przekazywane zarówno imiennie, jak i anonimowo. W każdym przypadku gwarantowane są poufność, dyskrecja i ochrona danych osobowych. Pracownik, który w dobrej wierze zgłasza potencjalną nieprawidłowość, nie jest zagrożony sankcjami, nie ponosi też żadnych konsekwencji w zakresie stosunku pracy z powodu takiego zgłoszenia. System Zgłaszania Nieprawidłowości wspiera stosowanie w PZU przywołanych standardów etycznych i zarządzanie ryzykiem wynikającym z ich nieprzestrzegania.

Zgłoszenia przekazane przez klientów podlegają rozpatrzeniu, zgodnie z odrębnymi regulacjami wewnętrznymi określającymi organizację procesu obsługi skarg.

W 2020 roku w spółkach PZU i PZU Życie zgłoszono około 100 przypadków podejrzeń nieprawidłowości, co potwierdza faktyczne funkcjonowanie Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości. Wszystkie zgłoszone sprawy zostały odnotowane w rejestrze i rozpatrzone zgodnie z obowiązującą „Procedurą Zgłaszania Nieprawidłowości” a w razie potrzeby także innymi regulacjami wewnętrznymi.

Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości

„Procedurę Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU oraz PZU Życie” pracownicy poznają na obowiązkowych szkoleniach z zakresu compliance, dostępnych mi.in. na wewnętrznej platformie edukacyjnej. Omawiana jest także na szkoleniu dla nowo zatrudnionych. Informacje dotyczące standardów zgodności, w tym właśnie sposobu zgłaszania nieprawidłowości, systematycznie trafiają również do zewnętrznych podmiotów współpracujących z PZU, m.in. agentów i kontrahentów.

Zgodnie z obowiązującą „Procedurą Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU SA oraz PZU Życie SA” wszelkie wskazane powyżej informacje o nieprawidłowościach czy nadużyciach mogą być zgłaszane następującymi kanałami komunikacji obsługiwanymi przez Biuro Compliance:

• dedykowaną infolinię i fax;
• pocztę tradycyjną na adres jednostki compliance;
• dedykowane adresy e-mail;
• dedykowany formularz;
• osobiście - bezpośrednio do pracownika jednostki compliance.

Dzięki różnym formom kontaktu z jednostką ds. zgodności pracownik może dokonać zgłoszenia w najbardziej dogodnej dla siebie formie i czasie przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Zgodnie z obowiązującą „Procedurą” postępowania dotyczące zgłoszenia nieprawidłowości w PZU i PZU Życie prowadzą pracownicy Biura Compliance. Osoba, która prowadzi daną sprawę, koordynuje czynności podejmowane podczas postępowania wyjaśniającego, a także dokonuje analizy okoliczności faktycznych i stanu prawnego podanych w zgłoszeniu.

O wynikach postępowania, dotyczącego spraw o istotnym znaczeniu dla interesu spółki, informowana jest każdorazowo osoba nadzorująca Biuro Compliance, a jeśli zgłoszenie dotyczy tej osoby – prezes Zarządu spółki. Realizacja rekomendacji wydanych po zakończeniu postepowania podlega monitoringowi Biura Compliance oraz raportowaniu do Zarządu spółki i Rady Nadzorczej spółki w ramach cyklicznego raportowania ryzyka braku zgodności.

„Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU SA oraz PZU Życie SA” będzie dostosowana do wymogów uregulowanych w nowych przepisach krajowych. Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, dostosowanie na poziomie krajowym ma nastąpić do 17 grudnia 2021 roku, a implementacja w organizacjach zgodnie z terminem określonym w przepisach krajowych.

W spółkach należących do Grupy istnieją niezależne mechanizmy zgłaszania informacji o podejrzeniu, możliwości lub zaistnieniu nieprawidłowości bądź nadużyć. Bazą dla ich stworzenia były jednak zasady obowiązujące w PZU i PZU Życie, więc analogicznie pracownicy tych podmiotów poznają Procedurę Zgłaszania Nieprawidłowości podczas szkoleń, a sprawy rozpatrywane są przez jednostki compliance.

W PZU LAB, PZU Pomoc oraz Armaturze Kraków obowiązują „Zasady kategoryzacji, dokumentowania i raportowania o nieprawidłowościach wykrytych przez System Kontroli Wewnętrznej”. Ta regulacja ma zapewnić jednolite standardy postępowania w przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości mających wpływ na realizację celów.

Wyrazem zaangażowania Banku Pekao w promowanie kultury korporacyjnej wspierającej zachowania etyczne jest „Polityka zgłaszania naruszeń (whistleblowing) Banku Pekao S.A.”

Celem „Polityki zgłaszania naruszeń (whistleblowing) Banku Pekao S.A.” jest stworzenie bezpiecznych kanałów sygnalizowania zaobserwowanych w banku praktyk niezgodnych z obowiązującym prawem, regulacjami wewnętrznymi, nieuczciwych lub nieetycznych lub uzasadnionych podejrzeń ich zaistnienia oraz zapewnienie, że zgłoszone problemy zostaną przyjęte, poddane analizie i właściwie zarządzone, a osoba zgłaszająca je w dobrej wierze będzie chroniona przed działaniami odwetowymi. W 2020 roku w Grupie Pekao było 14 przypadków zgłoszeń naruszeń przy wykorzystaniu mechanizmu whistleblowing, w samym banku 8, z czego żaden nie był uprawdopodobnionym przypadkiem korupcji zgłoszonym organom ścigania. Nie było też potwierdzonych przypadków w zakresie nieprzestrzegania zasad postępowania dotyczących etyki.

W spółkach zależnych banku funkcjonują wewnętrzne procedury regulujące proces zgłaszania naruszeń, np. w Pekao Banku Hipotecznym obowiązuje „Polityka zgłaszania naruszeń”, Pekao Investment Banking ma „Procedurę zgłaszania naruszeń”, a Pekao TFI opracował „Politykę ujawniania nieakceptowalnych zachowań” oraz „Procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń”.

W Alior Banku przykłada się ogromną wagę do właściwego zorganizowania systemu zgłaszania naruszeń, aby pracownicy mogli łatwo i bez obaw przekazać informacje lub podzielić się wątpliwościami. Zapewnia więc im możliwość skorzystania w tym celu z wielu kanałów komunikacji. Zgłoszenie może zostać dokonane ustnie, pisemnie lub mailem na specjalnie do tego dedykowane skrzynki mailowe, w tym również bezpośrednio do Członków Zarządu lub Rady Nadzorczej. Przyjęty system zgłaszania naruszeń daje możliwość zachowania anonimowości. Bank bezwzględnie wyklucza stosowanie wobec pracownika, który dokonał zgłoszenia naruszenia, jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania oraz zapewnia poufność w przypadku gdy zgłaszający ujawnił swoją tożsamość lub jego tożsamość jest możliwa do ustalenia. W banku obowiązuje również „Polityka środowiska pracy wolnego od niepożądanych zachowań w Alior Bank S.A.”, która dodatkowo reguluje kwestie zgłaszania nieprawidłowości w przypadku wystąpienia niepożądanych zachowań, takich jak mobbing, dyskryminacja, molestowanie i molestowanie seksualne.

We wszystkich spółkach PZU z obszaru zdrowia wdrożono pakiet regulacji compliance, w tym m.in. Procedurę Zgłaszania Nieprawidłowości.

W spółkach zagranicznych PZU również obowiązują systemy zgłaszania nieprawidłowości. Naruszenia zgłaszane są tam drogą e-mailową bądź w formie pisemnej oraz osobiście do pracownika jednostki ds. compliance.

W 2020 roku w Grupie PZU doszło łącznie do 55 potwierdzonych przypadków nieprzestrzegania zasad postępowania dotyczących etyki. W PZU i PZU Życie w ramach Procedury Zgłaszania Nieprawidłowości potwierdzono 35 przypadków wystąpienia nieprawidłowości w związku z naruszeniem standardów obowiązujących w PZU i PZU Życie, w tym w zakresie etyki, z czego 29 przypadków dotyczyła agentów oraz innych pośredników sprzedaży.

W zależności od charakteru sprawy właściwe struktury organizacyjne podjęły odpowiednie działania zarządcze, w tym obejmujące m.in. pouczenie agenta, przypomnienie o obowiązujących regulacjach wewnętrznych, w tym standardach postępowania, przeszkolenie wybranych obszarów. 16 przypadków miało miejsce w Alior Banku, 4 w Grupie Pekao. W ich wyniku zastosowano następujące sankcje: rozmowa dyscyplinująca, przeniesienie pracownika do innej jednostki, rozwiązanie umowy o pracę. Dodatkowo w Alior Banku stosuje się:

• pouczenia dla pracowników;
• rekomendacje pracy HR Biznes Partnera z Menedżerami w zakresie budowania pozytywnych relacji z zespołem;
• nadzór na wykonywaniem obowiązków służbowych przez pracownika;
• przeprowadzenie ankiety „HMM” (Harvard Manage Mentor) w jednostce zarządzanej przez Menedżera, którego dotyczyło zgłoszenie.

Mimo niezależności systemów zgłaszania naruszeń struktury działają sprawnie i efektywnie. Raporty podsumowujące ryzyka i naruszenia przedstawiane są zarządom poszczególnych spółek Grupy.